Gestire un’azienda dal punto di vista informativo può dimostrarsi molto più complesso di quanto ci si aspetti inizialmente.

Spesso, con la parola “software gestionale”  si tende a coprire una lista di funzionalità che richiederebbero, ciascuna singolarmente, un approfondimento: molti utenti danno per scontato che un software gestionale dovrebbe includere l’organizzazione delle anagrafiche clienti, prodotti, fornitori, la possibilità di creare preventivi online oppure ordini di vendita e di acquisto, la gestione del magazzino e inventario, funzionalità per la parte amministrativa, pianificazione del personale, e magari gestione del calendario appuntamenti, agenti, ecc.

Trovare il programma gestionale che coprirà esattamente tutte le nostre esigenze, può rivelarsi un compito arduo, proprio per la  molteplicità e diversità nelle esigenze di ogni singola azienda, e per la variabilità delle offerte presenti sul mercato.

Potremmo rischiare di acquistare un programma gestionale che non include funzionalità importanti per l’azienda, oppure all’opposto ci si può far ammaliare da software “con una sfilza infinita di funzionalità”, che spesso includono sezioni che mai verranno utilizzate all’atto pratico (ma che tuttavia vengono conteggiate nel prezzo di acquisto o canone di noleggio del software).

In questo articolo proveremo a stilare alcune domande che suggeriamo di chiedere alla software house, affinchè la scelta dell’applicativo software sia una scelta “consapevole”, ovvero in linea con le reali esigenze. Costituisono inoltre un’occasione per far riflettere l’utente sui criteri di selezione.

Questo approccio è funzionale all’acquisto di un software “a pacchetto”, ovvero un software già sviluppato ed in commercio. L’analisi di un software “su misura” richiede un percorso profondamente diverso.

Iniziamo con le 10 domande che suggeriamo di fare alla software house che propone il prodotto ;)

1) Vi sono realtà del nostro stesso settore, che utilizzano il software da voi proposto?!

Può sembrare banale, ma sapere che altre aziende operanti nello stesso segmento di mercato utilizzano il software gestionale proposto, in parte ci garantisce che le funzionalità del programma soddisferanno le esigenze tipiche del nostro settore. Certo, la cosa migliore sarebbe avere un feedback da parte delle aziende utilizzatrici stesse, ma questo non sempre è possibile.. possiamo però chiedere  da quanto tempo i loro clienti utilizzano il gestionale: questa informazione in qualche modo ci darà un’indicazione della bontà dello stesso.

2) E’ possibile ricevere una lista delle funzionalità del sistema?

Disporre di una presentazione o brochure del software (oppure una scheda online, contenente le funzionalità  disponibili) torna utile per un motivo molto banale: potremmo “spuntare” le funzionalità che veramente ci servono, ed eventualmente chiederci quali potranno esserci utili in futuro, tra quelle proposte.

Questo “elenco di funzionalità” del programma non è scontato: talvolta gli applicativi software vengono presentati in modo “sommario”, preferendo effettuare una dimostrazione pratica al cliente: questo è positivo, ma rischiamo di dimenticarci delle funzioni disponibili, una volta conclusa la dimostrazione.

3) Il programma prevede una versione “demo”, oppure la possibilità di installarlo per un periodo di prova?

Questa opzione è importantissima, perchè solo “provando” il sistema, potremmo testarne la reale efficacia per le nostre esigenze. Poter effettuare un test è talmente importante, che consigliamo di effettuarlo con il supporto -anche a pagamento- dei tecnici o degli analisti della software house.

Il principio è semplice: meglio investire il costo di una giornata di test, ma essere certi di cosa stiamo acquistando.

4) Come è strutturata l’assistenza? Prevede un canone annuale, un costo a chiamata..?

Tutti questi aspetti vanno chiariti: il tempo dei programmatori e delle software house è -giustamente- un costo che deve essere ripagato. Meglio sapere prima se vi sono dei “pacchetti” di assistenza disponibili a listino.

5) Sono  previsti dei tempi massimi entro cui verranno prese in carico eventuali richieste di intervento?

L’utente potrebbe pensare che, di fornte ad un problema con il software gestionale, sia sufficiente alzare la cornetta del telefono ed in pochi minuti il problema si risolve dai tecnici.

Tendenzialmente è così, ma è bene avere indicazione dei tempi previsti di intervento (ricordo che rimanere bloccati con il programma gestionale, diventa un costo per l’azienda stessa).

6) Viene consegnata della documentazione a supporto del programma?

Per questo aspetto, rimando all’articolo dedicato alla disponibilità del Manuale d’uso del programma gestionale.

7) Come verrà effettuata la formazione? E’ inclusa nel prezzo?

Non sottovalutate questo aspetto: per acquisire piena padronanza del sistema, talvolta sono necessarie diverse giornate di formazione e supporto. E’ bene definire come verranno erogate, e quante “ore di affiancamento” sono incluse nel preventivo software.

8) Il prezzo indicato nell’offerta, fa riferimento  al costo “una tantum” del software, oppure è previsto un costo annuale?

Questa domanda sarà sempre piu opportuna, via via che gli applicativi si spostano verso una soluzione Cloud. Mantenere un gestionale attivo “in cloud” prevede infatti dei costi di mantenimento  del server online, dei sistemi di backup, controlli antivirus, ecc.

9) Come vengono regolamentati eventuali aggiornamenti al sistema?

Se è presente un abbonamento mensile o annuale all’applicativo, generalmente gli aggiornamenti vengono rilasciati gratuitamente, all’interno dell’abbonamento stesso.

Se invece il programma è installato in computer o server Windows/Apple, è opportuno sapere se ci sono costi per garantire la compatibilità del programma gestionale con i nuovi sistemi operativi (soprattuto se l’azienda ha un alto tasso di aggiornamento dell’infrastruttura tecnologica).

10) Con quali tecnologie è stato sviluppato il software?

Conoscere il linguaggio con cui è stato sviluppato il programma gestionale potrebbe risultare ininfluente all’utente, e spesso lo è.  Quasi mai infatti l’utilizzatore finale conosce le tecnologie con cui è stato creato il software: tuttavia, quest’informazione può tornare utile al partner IT che fornisce computer e reti all’azienda, per garantire compatibilità del software stesso con l’infrastruttura informatica presente in azienda.