Scegliere il programma software migliore per ottimizzare il flusso informativo della propria azienda è, come sottolineo sempre, una scelta complessa, che richiede tempo e, soprattutto, attenzione. Spesso questa scelta viene demandata ai collaboratori del titolare, in quanto ritenuta secondaria, in termini di strategie aziendali: si va così a sottovalutare uno strumento importantissimo, perchè può costituire una leva nella crescita dell’efficienza di un’azienda; per questo suggerisco sempre il coinvolgimento di ruoli direzionali, nelle fasi di valutazione, in quanto è fondamentale la presenza di chi ha “visione” degli sviluppi aziendali futuri.

Inoltre, a differenza di un acquisto “fisico” di una qualsiasi attrezzatura aziendale, il software gestionale si dimostrerà funzionale all’azienda (così come il rapporto con la software house), solo nel corso del suo utilizzo e, spesso, solo dopo mesi di operatività, quando emergeranno tutte le casistiche e criticità sottovalutate in fase iniziale.

Per questi motivi, diventa fondamentale porsi fin da subito tutte le domande utili a capire “cosa dovrà gestire” l’applicativo software, nella situazione presente, e nella potenziale evoluzione futura.

Tra i tanti aspetti da valutare, nella selezione del software, uno dei primi dubbi che spesso gli utenti si pongono è il seguente:

Scegliamo un software a pacchetto, o pensiamo allo sviluppo di una soluzione ad-hoc?!

Facciamo una premessa..

I cosiddetti software “a pacchetto”, altro non sono che applicativi gestionali (ma non solo) sviluppati da software house – spesso ben strutturate- e rivenduti sul mercato come “standard”, ovvero come soluzioni difficilmente personalizzabili, se non in piccole porzioni del programma (per esempio le stampe, reportistica, estrazione di dati).

Le soluzioni software ad-hoc invece, sono veri e propri sistemi informativi creati a misura delle richieste del Cliente, “cucite” in funzione di ciò che il committente ritiene opportuno includere nel flusso informativo.

Quindi, come scegliere tra soluzione standard, e software personalizzato?!

Apparentemente, facendo una scelta “istintiva” e spesso senza le valutazioni opportune, la maggior parte degli utenti tende a prediligere una soluzione  “su misura”, costruita secondo le proprie volontà.

Probabilmente perchè, proprio come nella  scelta di un abito, immaginiamo che andando dal sarto e facendolo cucire addosso, otterremo un risultato perfetto.

Eppure, quasi mai andiamo dal sarto per acquistare i nostri vestiti: ci andiamo solo quando sappiamo che, sul mercato, difficilmente troveremo qualcosa che soddisfa le nostre esigenze.

E questo è il punto chiave: capire quali sono le reali esigenze.

Il primo passo  è quindi chiederci se l’organizzazione interna dell’azienda, ed i processi produttivi, sono unici, difficilmente incontrabili in altre realtà, anche competitor stretti.

E’ una domanda banale, ma può già indirizzare la scelta tra software standard o creazione di software ad hoc.

Immaginiamo l’attività di una palestra: le esigenze informative presumo siano sovrapponibili a tutte le aziende che operano nel contesto dei centri fitness. Per capirci: tutte avranno esigenza di gestire l’anagrafica degli iscritti, l’agenda degli appuntamenti, un controllo degli accessi (magari con tornelli), la gestione dei pagamenti delle quote e, magari, l’integrazione con sito web o app per i programmi personalizzati di fitness degli utenti.

E’ quindi probabile che, pur potendo costruire un software su misura della propria palestra, sul mercato siano già presenti soluzioni collaudate per le proprie esigenze.

Lo stesso ragionamento tendenzialmente possiamo applicarlo a moltissime attività, pensiamo ad esempio ad uno studio medico, al software per un salone di bellezza o parrucchieri, ad una galleria d’arte, ecc: nell’ambito del loro contesto, difficilmente le esigenze del singolo saranno diverse da quelle dei colleghi: non è necessario investire risorse per costruire qualcosa di già esistente.

Seguendo lo stesso principio, possiamo dire che i software a pacchetto sono la soluzione migliore anche in tutti i casi in cui si debbano gestire aspetti regolati da normative, linee guida nazionali o standard di settore.

Pensiamo ai software amministrativi, gestione della contabilità, fatturazione, programmi per gli adempimenti fiscali o gestione buste paga del personale: non avrebbe senso sviluppare una soluzione ad hoc, e chiedere al programmatore di “rincorrere” di volta in volta, e solo per la nostra azienda, la normativa; senza contare gli eventuali costi di sviluppo che, gioco forza, non verrebbero “spalmati” su più clienti.

Sul mercato esistono programmi gestionali che, a fronte di un costo di licenza magari annuale, garantiscono tutti gli aggiornamenti software necessari al rispetto delle normative.

Quando rivolgersi quindi ad un programmatore, o software house, per una soluzione “su misura”?

Quando l’azienda non opera al suo interno seguendo modelli standard di processo, oppure quando il loro prodotto di vendita non ha eguali sul mercato, e quindi è “unico”, allora è probabile che sia necessario sviluppare un software ad hoc, che si adatti ai propri processi aziendali (e non viceversa).

Un buon metro di misura, per capire se ci si trova in questa situazione, è -banalmente- l’analisi dei propri competitor (dove ce ne siano): come si comportano a livello di gestionale software? Hanno un proprio software “costruito su misura”, oppure si affidano a soluzioni già presenti sul mercato?

Non necessariamente la loro realtà sarà identica alla nostra, ma è una prima indicazione verso la selezione software.

Per esperienza, suggeriamo di sviluppare una soluzione software ad hoc, per la sola parte del processo aziendale che costituisce una particolarità nel proprio ambito, richiedendo poi che il software creato si possa interfacciare con applicativi standard per tutti gli altri processi (ad esempio l’Amministrazione o la Gestione del personale).

Per fare un’esempio pratico, un’azienda che si occupa di produzione di stampi metallici ad uso industriale, potrebbe non trovare sul mercato un software che soddisfi pienamente le sue esigenze in termini di approvigionamento dei materiali, gestione delle commesse, test di qualità sui metalli, ecc.: in questo caso, una soluzione software ad hoc potrebbe risultare vincente, a maggior ragione se quest’ultima si potrà integrare con il software amministrativo o di pianificazione dei turni di lavoro (entrambi software a pacchetto standard).