Quanto è importante acquistare un programma gestionale, che venga fornito corredato di guida all’utilizzo (manuale d’uso del software), e della relativa documentazione?!

Innanzitutto, è bene fare una distinzione tra manuale d’uso del programma gestionale, e documentazione del software.

Il manuale d’uso per l’utente (guida di utilizzo) è quel documento, cartaceo o elettronico, che spiega all’utente del programma come si utilizza l’applicativo stesso. Non’è quindi un documento tecnico, pensato per gli sviluppatori software, ma un riepilogo ordinato delle funzionalità del sistema, con relative indicazioni per potervi accedere.

La documentazione del software è invece un insieme più ampio di testi, che hanno lo scopo di spiegare come tecnicamente è strutturato il programma e come è stato implementato (con quali tecnologie, logiche di sviluppo, come è stato progettato il database, ecc.).

E’ la documentazione utile ad ogni programmatore, per capire come è stato costruito il programma stesso.

In questo articolo ci concentreremo sul Manuale di utilizzo. E’ davvero indispensabile?!

In linea di massima, ogni programma gestionale dovrebbe essere accompagnato da un documento guida per l’utilizzo, anche se viene fatta formazione “sul posto” o in remoto all’utente (e quindi, apparentemente, tutte le nozioni utili all’uso vengono acquisite dal Cliente). Sono infatti frequenti i casi in cui l’utente non accede quotidianamente a tutte le funzionalità del sistema, dimenticandosi ben presto delle modalità di utilizzo (e quindi il manuale diventa indispensabile, per non dover ricorrere al supporto tecnico per l’attività formativa, spesso a pagamento).

Oppure, anche questo caso tipico, l’azienda inserisce in organico una nuova figura, che dovrà accedere al programma gestionale. I suoi colleghi difficilmente avranno la pazienza (ed il tempo) per spiegargli tutte le funzionalità del software: avere a disposizione un manuale d’uso, ottimizza il carico di lavoro sui colleghi “senior”, oltre ad essere un valido supporto per il nuovo arrivato.

Suggeriamo quindi di chiedere sempre il manuale d’uso alla software house, anche in fase di preventivazione e analisi commerciale del prodotto software.

Se pensiamo a programmi gestionali ben strutturati, e magari presenti sul mercato da più tempo, quali i software per la gestione della fatturazione, contabilità aziendale, gestione paghe,  ecc. , generalmente offrono una guida interattiva, ovvero inserita all’interno del programma gestionale stesso (talvolta accessibile con il tasto funzione F1, chiamato appunto “tasto guida”): questo tipo di soluzione può risultare anche più agevole rispetto al manuale “cartaceo” o PDF (lo svantaggio è che non esiste un documento da consegnare ai nuovi utenti, da studiare in modo propedeutico all’utilizzo).

Detto questo, ci sono casi in cui il sistema applicativo è talmente intuitivo, che il manuale d’uso risulterebbe superfluo.

Pensiamo ad esempio a tutte le applicazioni software scaricabili via App Store (Apple o Android): spesso sono talmente “semplici” nell’uso, che dopo pochi accessi l’utente ne ha già padronanza. Generalmente, questo tipo di applicazioni sono disponibili per realtà medio-piccole, negozi, attività locali o  agenti. Esempi classici sono le APP per i negozi di parrucchieri, APP per la gestione delle comande per ristoranti e bar,  APP di gestione appuntamenti e calendario, sistemi touch screen per punti cassa e negozi, oppure le applicazioni per agenti di commercio.

In definitiva quindi, richiedere e disporre del Manuale d’uso dell’applicazione è sempre una buona regola, sopratutto nei casi di programmi ben strutturati e che -tendenzialmente- vengono utilizzati da più utenti nella stessa azienda, magari con un frequente turn-over.